REGOLAMENTO per lo svolgimento delle sedute collegiali in modalità telematica

Approvato con Delibera del CdA dell’ERSU di Messina n. 11 del 07.03.2023

Sommario
PREMESSA …………………………………………………………………………………………. 3
ART. 1 – OGGETTO DEL REGOLAMENTO ……………………………….………………. 3
ART. 2 – REQUISITI PER LE RIUNIONI TELEMATICHE …………………………….. 3
ART. 3 – CONVOCAZIONE E SVOLGIMENTO DELLE SEDUTE A DISTANZA … 4
ART. 4 – ESPRESSIONE DEL VOTO E VERBALIZZAZIONE DELLE SEDUTE.…. 4
ART. 5 – NORME FINALI ………………………….……………………………………………. 5

Premessa
Con l’approvazione del seguente Regolamento, l’Ente intende provvedere a disciplinare le modalità di svolgimento delle riunioni collegiali in modalità telematica, al fine di consentirne lo svolgimento anche a distanza.
Per seduta o riunione telematica si intende quella effettuata utilizzando l’apposita piattaforma digitale messa a disposizione dall’Ente anche avvalendosi delle tecnologie telematiche e/o informatiche.
Art. 1 – Oggetto del Regolamento
Il presente Regolamento disciplina le modalità di svolgimento in via telematica (d’ora in poi: a distanza) delle sedute degli Organi dell’Ente, di strutture di servizio e di qualunque altro consesso collegiale previsto dai Regolamenti vigenti.
Per seduta telematica e riunione in modalità telematica si intende la riunione dell’Organo collegiale o del consesso nella quale i componenti, compreso il Presidente ed il Segretario verbalizzante, possono partecipare alla seduta a distanza, da un luogo diverso da quello previsto nella convocazione.
I Presidenti del Collegio dei Revisori dei conti e dell’OIV potranno presiedere la seduta a distanza da altra sede rispetto a quella del Segretario verbalizzante.
La partecipazione a distanza deve avvenire in modo sincrono secondo le modalità di cui ai successivi articoli e con il concorso contemporaneo di tutti i componenti l’Organo collegiale presenti alla riunione.
In casi eccezionali e con il consenso preventivo di tutti i partecipanti, è ammessa anche la seduta telematica parziale, con la partecipazione a distanza di uno o due partecipanti. In tal caso se ne dovrà dare atto nel relativo verbale, indicando la motivazione.
Art. 2 – Requisiti per le riunioni telematiche
Le adunanze devono svolgersi in video/audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettono, al contempo:
· la percezione diretta e uditiva dei partecipanti;
· l’identificazione di ciascuno di essi;
· l’intervento nonché il diritto di voto in tempo reale sugli argomenti affrontati nella discussione.
Gli strumenti a distanza dell’Ente devono assicurare:
· la riservatezza della seduta;
· il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
· la visione degli atti della riunione e lo scambio di documenti mediante posta elettronica e/o sistemi informatici di condivisione dei file anche tramite cloud di Ente;
· la contemporaneità delle decisioni;
· la sicurezza dei dati e delle informazioni.
Ai componenti è consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni di cui al presente Regolamento, purché non pubblico né aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (come l’uso di cuffie).
Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta e delle delibere, devono essere rispettate le prescrizioni del presente articolo.

Art. 3 – Convocazione e svolgimento delle sedute a distanza
Nell’avviso di convocazione, inviato per posta elettronica, deve essere specificato che la seduta avviene tramite strumenti telematici, messi a disposizione dall’Ente, indicando la modalità operativa di partecipazione.
Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più consiglieri che intendano partecipare alla seduta risulti impossibile o venga interrotto, la seduta può comunque avere luogo ove ricorrano tutte le seguenti condizioni:
a) il ripristino non risulti possibile in tempi brevi;
b) le cause non siano imputabili ad azioni od omissioni nella sfera di disponibilità dell’Ente,
c) il numero legale sia assicurato.
In tal caso si darà atto a verbale dell’assenza giustificata del/i componente/i impossibilitato/i a mantenere attivo il collegamento.
Quale che ne sia il contenuto, le deliberazioni nelle quali il voto del/i consigliere/i impossibilitato/i a collegarsi avrebbe potuto determinare un esito diverso devono essere ripetute se, nelle 24 ore successive, questi ne faccia istanza in qualsiasi modo, ivi compresa mediante posta elettronica.
In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi, il Presidente dichiara nulla la votazione e, se possibile, la ripete.
Art. 4 – Espressione del voto e verbalizzazione delle sedute
Ogni partecipante alla seduta a distanza deve esprimere il proprio voto in modo palese, per alzata di mano o per espressione verbale nominativa.
Oltre a quanto previsto dal vigente Regolamento Amministrativo dell’Ente Regionale per il Diritto allo Studio Universitario di Messina, redatto ai sensi dell’art. 18, comma 5, L.R. 20/2002, nel verbale della riunione a distanza deve essere indicato:
• la sede della riunione ove si trovano il Presidente e il Segretario verbalizzante;
• i nominativi dei componenti presenti tramite modalità a distanza e le modalità del collegamento di ciascuno.
Non è ammessa la discussione di argomenti che prevedano una votazione a scrutinio segreto.
La seduta, può essere videoregistrata mediante l’utilizzo di apposite tecnologie telematiche; successivamente alla stesura del verbale, la videoregistrazione verrà cancellata.
Nel verbale si deve dare rilievo di eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.
Un terzo dei componenti dell’Organo può chiedere di riservare all’adunanza collegiale in presenza la trattazione e approvazione di un argomento posto all’ordine del giorno.

Art. 5 – Norme finali
Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua emanazione.
Per quanto non esplicitamente previsto nel presente Regolamento, si rinvia allo Statuto ed ai Regolamenti dell’Ente, nonché alle norme legislative in vigore.

F.to LA PRESIDENTE
del C.d.A. DELL’E.R.S.U. DI MESSINA
(Dott.ssa Giovanna Cuttitta)